费用报销单新建
【用途与目的】
用户单独新增报销单时，需在web上或EAS客户端进行新建费用报销单操作。用户需要借款后报销时，可以在web上或EAS客户端由“已付款”状态的借款单关联生成报销单或在EAS客户端拉式生成报销单。
【操作路径】
Web：〖EAS portal〗->〖财务会计〗->〖费用管理〗->〖费用报销单〗->〖新建〗
GUI：〖财务会计〗->〖费用管理〗->〖费用报销单〗->〖费用报销单新增〗
【使用时机】
用户新建费用报销单时使用。
【栏位说明】
费用报销单和差旅费报销单单头的字段一致
|
名称 |
必填 |
业务含义 |
控制规则 |
|
单据编号 |
否 |
表单编号 |
可以手填也可以由配置好的编码规则生成 |
|
主题 |
是 |
用于简单描述表单信息 |
不能为空 |
|
报销人公司 |
是 |
单据的主业务组织，不能修改（因为与当前登录的财务组织相关） |
默认值为当前登录的财务组织 |
|
报销人部门 |
是 |
申请人的行政部门 |
所有委托当前登录的财务组织记账的行政组织（即，部门） |
|
报销人 |
是 |
申请人的职员名称 |
所有委托当前登录财务组织记账的行政组织中的职员（即，部门内的职员） |
|
职位 |
是 |
申请人对应的主职位 |
|
|
申请日期 |
是 |
新建表单的当前日期 |
不能为空 |
|
联系电话 |
否 |
|
|
|
费用支付部门 |
是 |
实体成本中心 |
不能为空 根据CP019可能为集团内所有的实体成本中心或制单人业务组织范围内的成本中心 |
|
费用支付公司 |
是 |
实体财务组织 |
不能为空 根据CP019可能为集团内所有的实体财务组织或制单人业务组织范围内的财务组织 |
|
费用支付对象 |
否 |
EAS基础资料 |
|
|
币别 |
是 |
EAS基础资料 |
不能为空 |
|
支付方式 |
是 |
|
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|
紧急程度 |
是 |
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|
|
附件数 |
否 |
|
|
|
预支金额 |
|
上游借款单的核定借款金额 |
系统自动计算 |
|
付现 |
|
单独报销或者超额报销才需要付现 |
系统自动计算 |
|
合计金额 |
|
分录中申请报销金额之和 |
系统自动计算 |
|
核定报销总额 |
否 |
分录中核定报销额之和 |
系统自动计算 |
|
事由 |
否 |
|
|
|
备注 |
否 |
|
|
|
审核人 |
|
工作流各个环节的审批人，注意审批时不一定会修改表单 |
系统自动计算 |
|
审核日期 |
|
对应于审核人的审核日期 |
系统自动计算 |
|
修改人 |
|
表单的最后修改人，一般情况下审批人不修改表单，除了“核定金额”环节 |
系统自动计算 |
|
修改日期 |
|
表单最后的修改日期 |
系统自动计算 |
|
制单人 |
|
新建表单的人，制单人是EAS用户，不是职员 |
系统自动计算 |
|
制单日期 |
|
新建表单的日期 |
系统自动计算 |
费用报销单表体-明细行（分录）
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名称 |
必填 |
数据来源 |
业务含义 |
控制规则 |
|
业务类别 |
是 |
费用管理基础资料 |
|
先选择业务类别可以限定费用类型的选择范围 |
|
费用类型 |
是 |
费用管理基础资料 |
与预算集成时，根据不同的费用类型进行预算控制 |
|
|
费用说明 |
否 |
手填 |
|
|
|
参与人员 |
否 |
手填 |
|
|
|
发生时间 |
是 |
手填 |
|
|
|
预借金额 |
是 |
计算 |
如果报销单是单独新建的，这个字段金额为0，如果报销单是借款单关联生成的，这个字段金额是对应的借款单分录的可用余额 |
系统自动计算 |
|
金额 |
是 |
手填 |
|
|
|
核定金额 |
是 |
手填 |
|
报销单单独新建时，系统根据金额与核定金额的差值，会返还相应费用类型下的预算 报销单由借款单关联生成时，如果某个分录超额报销了，则超额部分要补扣预算，如果未超额报销，无需补扣预算 报销单由借款单关联生成时，如果报销单增加了新的分录，会单独根据这个分录的费用类型、金额来补扣预算 |
|
费用支付部门 |
是 |
手填 |
需要承担费用的部门，选择范围受当前用户的业务组织范围约束 |
费用支付部门必须是实体成本中心。报销单单独新建时，系统会扣除相应成本中心的预算，报销单由借款单关联生成时，报销单不但要扣除相应支付部门的预算，并需要返还相同金额的预算给原部门的费用类型 |
|
费用支付公司 |
是 |
手填 |
需要承担费用的公司，选择范围受当前用户的业务组织范围约束 |
费用支付公司必须是实体的财务组织。 |
|
备注 |
否 |
手填 |
|
|
差旅费报销单表体-明细行（分录）
|
名称 |
必填 |
数据来源 |
业务含义 |
控制规则 |
|
业务类别 |
是 |
费用管理基础资料 |
|
先选择业务类别可以限定费用类型的选择范围 |
|
费用类型 |
是 |
费用管理基础资料 |
与预算集成时，根据不同的费用类型进行预算控制 |
|
|
开始日期 |
是 |
手填 |
|
|
|
结束日期 |
是 |
手填 |
|
开始日期必须在结束日期前 |
|
开始地点 |
是 |
手填 |
|
|
|
结束地点 |
是 |
手填 |
|
|
|
交通工具 |
是 |
手填 |
|
|
|
市内交通费 |
否 |
手填 |
|
|
|
长途交通费 |
否 |
手填 |
|
|
|
住宿费 |
否 |
手填 |
|
|
|
其它费用 |
否 |
手填 |
|
|
|
出差补助费 |
否 |
手填 |
|
|
|
预借金额 |
是 |
计算 |
如果差旅费报销单是单独新建的，这个字段金额为0，如果差旅费报销单是出差借款单关联生成的，这个字段金额是对应的借款单分录的可用余额 |
系统自动计算 |
|
金额 |
是 |
手填 |
|
|
|
核定金额 |
是 |
手填 |
|
差旅费报销单单独新建时，系统根据金额与核定金额的差值，会返还相应费用类型下的预算 差旅费报销单由出差借款单关联生成时，如果某个分录超额报销了，则超额部分要补扣预算，如果未超额报销，无需补扣预算 差旅费报销单由出差借款单关联生成时，如果增加了新的分录，会单独根据这个分录的费用类型、金额来补扣预算 |
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费用支付部门 |
是 |
手填 |
需要承担费用的部门，选择范围受当前用户的业务组织范围约束 |
费用支付部门必须是实体成本中心。差旅费报销单单独新建时，系统会扣除相应成本中心的预算，差旅费报销单由出差借款单关联生成时，差旅费报销单不但要扣除相应支付部门的预算，并需要返还相同金额的预算给原部门的费用类型 |
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费用支付公司 |
是 |
手填 |
需要承担费用的公司，选择范围受当前用户的业务组织范围约束 |
费用支付公司必须是实体的财务组织。 |
【操作说明】
操作前提
l 表单的新增权限已经设置；
l 基础资料已经设置完成；
l 用户登录了实体财务组织；
操作步骤
手工新增模式
在Web上登录portal，选择菜单〖财务会计〗->〖费用管理〗->〖费用报销单〗->〖新建〗，系统即打开一个空白的费用申请单；
在EAS客户端登录以后，选择菜单〖财务会计〗->〖费用管理〗->〖费用报销单〗->〖费用报销单新增〗；
关联生成模式－推式生成
在EAS客户端打开借款单单序时簿（或其它可作为上游表单的序时簿），选择一个“审批通过”状态的借款单，再点击【关联生成】按钮，从中选择生成费用报销单的转换规则，确定以后系统会打开一个费用报销单GUI单据。
从借款单推式生成费用报销单时，相关的BOTP转换规则必须在相应的财务组织下启用。
关联生成模式－拉式生成
在EAS客户端，打开费用报销单GUI序时簿，点击【新增】按钮，当有上游符合条件的借款单或费用申请单时，系统会打开一个对话框列表显示所有符合条件的表单，用户从中选择一个表单，即可关联生成一个新的费用报销单。
系统业务规则
费用报销单新建并提交时，系统会校验必填字段并检查预算（与预算联用时）。提交后，费用报销单变为“已提交”状态，此时的费用报销单可以由制单人继续修改，如果审批人打开过费用报销单，则表单不能修改。
单独新建的报销单，在“已提交”状态下修改表单时，如果费用管理参数CP001（与预算集成）为“是”，则先全部返还预算，再根据修改后的费用类型和金额重新扣除预算。
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